Fournisseurs et logistique boutique
8 août 2022

Bien gérer l'inventaire de sa boutique est décisif. Découvrez-ici tous les secrets de la gestion d'inventaire pour gérer votre boutique sereinement.

17 Minutes

L’approvisionnement de votre magasin fait partie intégrante de votre logistique. Objectif : satisfaire vos clients et générer des bénéfices. 

Mais qu’est-ce que recouvre exactement cette opération ? Pourquoi est-il indispensable de gérer efficacement l’approvisionnement de son magasin ? Quelles sont les méthodes et les bonnes pratiques à mettre en place

Dans ce guide complet sur l’approvisionnement d’un magasin, le programme Ankorstart répond à toutes vos questions et vous accompagne dans le développement de votre commerce avec son programme Ankorstart. 

Sommaire

Définition de l’approvisionnement d’un magasin

L’approvisionnement d’un magasin consiste à rechercher et à acheter les produits destinés : 

  • À être vendus dans votre boutique
  • À être utilisés pour la fabrication de produits finaux vendus dans votre magasin
  • À être stockés. 

Pourquoi la bonne gestion de l’approvisionnement d’un magasin est-elle indispensable ? 

L’approvisionnement présente trois objectifs majeurs : 

  • Réduire les coûts d’achat et de stockage grâce à une meilleure organisation et une négociation efficace avec les fournisseurs ;
  • Réduire les délais de livraison afin d’éviter les ruptures de stocks ;   
  • Assurer la qualité des produits commandés. 

La gestion de l’approvisionnement de votre magasin est donc une opération essentielle pour la réussite de votre commerce. Des achats appropriés, au bon moment à un prix adéquat, vous permettent d’assurer la rentabilité de votre commerce. L’approvisionnement de votre boutique occupe ainsi une place centrale dans votre stratégie financière et influence fortement la survie de votre entreprise

De la recherche de fournisseurs à la commande, en passant par la négociation des prix des marchandises, chaque étape de l’approvisionnement influence la rentabilité de votre commerce. Cette affirmation est valable peu importe la taille ou l’activité de votre boutique

La boutique d’accessoires bio pour bébé de Nathanaël 

Nathanaël propose dans son magasin des produits sains pour les bébés, mais aussi pour leur maman. Pour approvisionner son magasin, il doit commander des biberons, des bodys en coton bio, des draps en bambou ou encore de la vaisselle écoresponsable. Mais Nathanaël offre également une gamme de vêtements faits maison. Pour cela, il doit aussi commander tout le matériel nécessaire à sa fabrication. 

Les conséquences d’une mauvaise gestion de l’approvisionnement d’une boutique

Une mauvaise gestion de vos marchandises entraîne l’apparition de trois phénomènes : 

  • Le surstockage : le volume de produits stockés dans votre réserve dépasse largement la demande. Outre la réduction de l’espace disponible dans votre réserve, cette situation peut entraîner des coûts supplémentaires (location d’un local additionnel pour stocker la marchandise). Ce surstockage entraîne également une augmentation du nombre de produits jetés ou détruits, notamment s’il s’agit de biens périssables. 
  • La rupture de stock : elle entraîne, à terme, une perte de clientèle et une diminution du chiffre d’affaires. En effet, si vous n’êtes pas en mesure de satisfaire vos clients, il y a des risques que ces derniers se tournent vers la concurrence. 
  • Le stock dormant :  il s’agit de produits non vendus, devenus obsolètes. C’est le cas, par exemple, des vêtements d’hiver toujours en stock alors que le printemps arrive. Les clients n’achèteront pas ces articles. L’entreprise n’a pas d’autre choix que de les jeter ou de les remettre à une association. 

Qu’est-ce que le cycle d’approvisionnement d’un magasin ?

Le cycle d’approvisionnement d’un magasin correspond à l’ensemble des actions prises pour obtenir les biens destinés à la vente dans votre boutique. Il comporte six étapes clés.

1. Identification des besoins de la boutique

Il s’agit de déterminer, sur base de votre business plan, la nature et la quantité des produits dont vous avez besoin. Cette identification peut varier en fonction de la saison, des événements à venir ou encore de la spécificité de vos clients

Si vous vendez des vêtements, vos besoins ne seront ainsi pas les mêmes en hiver ou en été. De la même façon, une boutique de parfum a tout intérêt à accroître son approvisionnement  à l’approche des fêtes de Noël ou de la Saint-Valentin.   

2. Sélection des fournisseurs du magasin

Cette étape consiste à contacter différents fournisseurs pour obtenir des devis. N’hésitez pas à négocier les prix. Toutefois, ne tenez pas uniquement compte du coût des marchandises. Les délais de livraison, la fiabilité du fournisseur et sa réputation sont également des critères importants. Vous pouvez, par exemple, demander des échantillons de produits afin d’évaluer la qualité des produits. Pour faciliter la sélection de vos fournisseurs, n’hésitez pas à utiliser des plateformes comme Ankorstore vous permettant d’accéder à un grand nombre de grossistes, situés en France ou à l’étranger. 

3. Envoi de la commande 

Vous avez trouvé votre fournisseur ? Il est temps de commander via un bon de commande ou une plateforme en ligne. Soyez précis sur les produits et les quantités commandés. Cette étape dépend fortement des besoins identifiés préalablement. 

4. Émission de la facture du fournisseur

Le fournisseur vous transmet ensuite une confirmation de commande accompagnée d’une facture. Celle-ci doit notamment préciser la date d’échéance pour le paiement. Au-delà, des pénalités de retard peuvent être appliquées. 

5. Réception et paiement des marchandises

Prenez le temps de bien vérifier le contenu de votre livraison. La qualité des produits doit également être contrôlée afin d’éviter les mauvaises surprises au moment de leur mise en vente. Si tout est conforme, il convient de régler votre facture. Les modalités de paiement ont, en principe, été convenues au préalable avec le fournisseur

6. Enregistrement comptable de l’approvisionnement du magasin 

Il est indispensable de maintenir une comptabilité claire et précise. Chaque commande fournisseur doit être correctement inscrite et documentée dans votre livre de comptes. 

Une fois les produits épuisés, un nouveau cycle d’approvisionnement se met en route. Il s’agit du réassort de votre boutique.

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Les différentes méthodes de gestion des stocks et des approvisionnements

Pour gérer vos approvisionnements, vous avez le choix entre plusieurs stratégies

  • Réapprovisionnement Calendaire ; 
  • Réapprovisionnement du point de commande ;
  • Méthode de recomplètement des stocks ;
  • Réapprovisionnement de la prévision de la demande ; 
  • Dropshipping. 

 Réapprovisionnement Calendaire  

Comme son nom l’indique, cette stratégie suit le calendrier. En pratique, vous commandez une quantité fixe de produits, à un intervalle régulier. Cette méthode nécessite donc un accord préalable avec votre fournisseur. Elle est idéale pour les articles régulièrement achetés par les clients, qui ne doivent pas être en rupture de stock

L’approvisionnement calendaire offre une vision claire et précise du stock de votre boutique. Cette stratégie manque, en revanche, de flexibilité. Elle ne permet pas, en effet, de répondre à une brusque augmentation ou baisse de la demande des consommateurs. Tout du moins, des commandes urgentes impliquent des frais supplémentaires parfois très élevés pour un commerce de quartier. 

La boutique d’accessoires de couture d’Eléonore 

La clientèle d’Eléonore est fidèle et régulière. Le 15 de chaque mois, la gérante de cette petite boutique d’accessoires de couture du centre de Nantes passe commande auprès de son fournisseur charentais. Les quantités sont toujours les mêmes. Pour Eléonore, c’est une façon de simplifier la gestion de son stock

Réapprovisionnement du point de commande  

Cette stratégie repose sur un niveau de stock minimum engendrant automatiquement un réapprovisionnement. Avec cette méthode, la quantité des produits commandés reste inchangée. Seule la date de votre commande varie en fonction de vos ventes

Cette méthode de réapprovisionnement des stocks est particulièrement adaptée aux biens consommés ponctuellement. Elle nécessite, par ailleurs, une parfaite connaissance de votre marché et des habitudes de consommation de vos clients. Une mauvaise évolution du point de commande peut, en effet, engendrer une rupture de stock ou un surplus. 

Méthode de recomplètement des stocks 

Contrairement à la méthode précédente, cette fois, c’est la quantité de biens commandés qui varie. La date de livraison demeure, quant à elle, inchangée. Pour mettre en place cette stratégie, vous devez définir le volume maximum de vos stocks. À une date prédéfinie, votre fournisseur ne vous livre que les produits manquants pour atteindre ce niveau

Cette méthode de réapprovisionnement des stocks, bien adaptée aux biens consommés régulièrement, encombrants ou périssables, vous offre une bonne visibilité sur le coût de votre marchandises. En revanche, si elle apparaît relativement aisée à mettre en place, elle nécessite de connaître avec précision les habitudes d’achat de vos clients

Réapprovisionnement de la prévision de la demande  

Le réapprovisionnement de la prévision de la demande repose sur un stock prévisionnel déterminé suite à une étude des comportements des consommateurs. Les dates et les quantités de commande sont très variables. 

Cette méthode est peu pratiquée par les boutiques indépendantes. Elle concerne, en effet, des produits très encombrants, commandés de façon exceptionnelle par les clients. Son objectif est de limiter le temps d’entreposage du stock et d’éviter ainsi des coûts élevés. 

Le dropshipping 

Les fournisseurs gèrent eux-mêmes votre stock et livrent directement vos clients. Avec cette méthode, votre magasin physique apparaît davantage comme un intermédiaire. Dans la pratique, elle est surtout utilisée par les e-boutiques. Par ailleurs, le dropshipping ne vous permet pas de disposer d’une vision claire sur la qualité des articles livrés. Il vous empêche donc de contrôler efficacement votre image de marque. 

Quelles sont les bonnes pratiques en matière de stratégie d’approvisionnement ?

Pour assurer un approvisionnement de qualité en quantité suffisante, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place.

Construire de solides relations avec vos fournisseurs

Vous devez instaurer avec vos fournisseurs des relations de confiance, fiables et pérennes. Cela implique, tout d’abord, de régler vos factures dans les temps. Mais cela ne fait pas tout. La communication transparente doit être au cœur de votre partenariat. Il s’agit de collaborer efficacement dans le cadre d’une relation “win-win”. 

Utiliser une plateforme digitale pour l’approvisionnement d’un magasin

Les plateformes, comme celle proposée par Ankorstore, vous permettent d’accéder à plusieurs milliers de marques et de fournisseurs provenant du monde entier. En quelques clics, vous sélectionnez facilement vos produits pour passer commande et gérer l’ensemble de votre processus d’approvisionnement

Diversifier son approvisionnement 

La crise du Covid-19 a été révélatrice. Il est préférable de diversifier ses fournisseurs pour éviter une rupture dans la chaîne d’approvisionnement afin d’ assurer la sécurité de ses stocks. Le sourcing alternatif, avec un fournisseur français par exemple, peut vous permettre de passer sans encombre une crise pouvant affecter votre fournisseur historique. Ce recentrage sur un approvisionnement plus local apparaît, par ailleurs, comme un geste fort pour l’environnement. 

La boutique de Jeans de Bertrand 

Pendant la crise sanitaire, Bernard a rencontré des difficultés de livraison. Les jeans commandés auprès de son fournisseur chinois mettaient plusieurs mois à arriver sur ses étals. Depuis, Bertrand a décidé de diversifier son approvisionnement. Il a conclu un contrat supplémentaire avec un fournisseur italien pour éviter les risques de rupture de stock. 

Organiser son espace de stockage 

Pour bien gérer votre stock, il faut être organisé. Votre réserve, votre arrière-boutique ou votre entrepôt doivent être parfaitement rangés selon un système défini. Utilisez, pour cela, des étagères, des caisses et des bacs afin d’identifier facilement vos produits

Réaliser un inventaire régulier et efficace 

Il est nécessaire de vérifier régulièrement son stock. L’inventaire permet d’identifier les articles manquants. C’est aussi l’occasion de faire le point sur le stock obsolète (ou dormant) qui encombre inutilement votre espace de stockage

Utiliser un logiciel de gestion des stocks pour optimiser l’approvisionnement d’un magasin

Disposer d’un logiciel ou d’une application permet de centraliser l’ensemble des informations concernant votre stock. Des rappels vous permettent, par ailleurs, d’effectuer vos commandes au bon moment et en bonne quantité en fonction de la méthode de gestion sélectionnée. 

Grâce à la plateforme Ankorstore, vous pouvez ainsi suivre simplement vos commandes, gérer vos factures et accéder à plus de 20 000 marques à des prix attractifs. Vous établissez ainsi des relations durables avec vos fournisseurs dès l’ouverture de votre boutique.

FAQ 

  • Pourquoi est-ce essentiel de gérer efficacement l’approvisionnement de sa boutique ? 

C’est la clé de votre rentabilité. Votre stock permet de satisfaire les besoins de vos clients. Il a toutefois un coût. Il faut donc le maîtriser afin d’éviter le surstockage et le gaspillage de marchandises.

  • Quelle méthode de gestion d’approvisionnement de sa boutique choisir ? 

Méthode de recomplètement des stocks, réapprovisionnement calendaire ou au point de commande, plusieurs méthodes sont disponibles. Votre choix dépendra principalement de la nature des articles vendus dans votre boutique et du comportement habituel de vos clients.  

  • Comment bien choisir ses fournisseurs ? 

Le prix, mais également la qualité des produits et les délais de livraison, par exemple, influencent le choix des fournisseurs pour votre boutique.