Administration boutique

Gérer l’administratif de ma boutique

5 août 2022

Ankorstart vous explique comment gérer l'aspect l'administratif (déclarations, impôt, subventions) de votre boutique. Les rouages administratifs n'auront plus de secrets pour vous !

13 Minutes

Projet N 1 – La bijouterie de Thomas

Thomas quitte son métier de consultant en stratégie pour ouvrir sa bijouterie. Il est motivé, sa famille est prête à le soutenir, il dispose de fonds de sécurité suffisants. En discutant avec d’autres commerçants, il prend conscience de certains problèmes. Il ne maîtrise pas les outils informatiques dont il aura besoin. Il manque aussi de connaissances web, il n’est pas à l’aise avec les réseaux sociaux désormais indispensables pour communiquer. Il se rapproche de la Chambre de commerce et d’industrie (CCI) de sa région. Il y découvre toutes les formations et solutions d’accompagnement disponibles. Il peut ainsi acquérir ces compétences supplémentaires.

Avez-vous bien préparé votre projet ?

Deux étapes indispensables doivent être effectuées avant d’entamer les démarches administratives magasin. Vous devez réaliser :

  • L’étude de marché : elle permet de savoir si votre futur commerce peut être rentable. Elle répond à de nombreuses questions sur l’état du marché, la clientèle cible, la concurrence, les obstacles éventuels…
  • Le business plan : ce document obligatoire est la feuille de route de votre projet. Il permet de déterminer la rentabilité du commerce, de convaincre les investisseurs potentiels, de définir les étapes clés…

Prêt à ouvrir votre boutique ?

La check-list des démarches administratives pour ouvrir un magasin

Vous êtes prêt à vous lancer ? Voici la liste des démarches indispensables à faire pour créer votre magasin. Gardez-la sous la main pour vous assurer de ne rien oublier.

Vous avez le choix parmi différents statuts lorsque vous ouvrez une boutique. Voici les principaux à connaitre :

  • L’Entreprise Individuelle (EI), la micro-entreprise ;
  • L’Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée (EIRL) ;
  • Les sociétés : Société à responsabilité limitée (SARL), l’Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), Société par Actions Simplifiée (SAS), Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU).

Chaque statut a ses avantages, inconvénients et limites. Il n’en existe pas de meilleur, c’est du cas par cas. Renseignez-vous sur chacun d’eux pour définir celui correspondant le mieux à votre projet de boutique.

2. Faire immatriculer votre commerce

Une fois le statut juridique défini, vous devez rédiger les statuts de votre entreprise. Ce document doit comporter différentes informations, comme la domiciliation, le régime fiscal, le capital… Vous pouvez ensuite faire immatriculer votre commerce au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Cette étape peut se révéler complexe. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter la CCI ou le centre de formalités des entreprises (CFE). Des professionnels vous aideront à effectuer cette démarche.

3. Choisir un local commercial

Vous pouvez louer ou acheter un local pour votre commerce. Cette étape est cruciale, vous ne devez négliger aucun détail lorsque vous visitez des locaux. Celui choisi doit être facilement accessible à la clientèle visée. Pensez à vérifier si l’endroit dispose de parkings et de transports en commun à proximité. Renseignez-vous sur la concurrence, la fréquentation du quartier, les éventuels travaux à venir pouvant impacter votre activité…

Pour vous aider à faire le bon choix, suivez ces conseils lors de votre visite :

  • Vérifiez la réglementation attachée au local choisi. Votre activité commerciale doit y être autorisée. Par exemple, si le local est situé dans une copropriété, le règlement de copropriété peut interdire certaines activités.
  • Visiter le local à différents moments : selon le jour ou l’heure, vous pourriez constater des soucis passés inaperçus lors de la première visite. N’hésitez pas à interroger les autres commerçants situés à proximité pour en savoir plus.
  • Regardez les équipements déjà présents : selon votre activité, vous pouvez avoir besoin d’un point d’eau, de vitrines, d’une salle de stockage… Notez aussi les équipements à remplacer ou acheter.
  • Faites une contre-visite avec un expert : des vices cachés, une plomberie ancienne, une mauvaise isolation… Tous ces problèmes ne doivent pas être sous-estimés. Ils peuvent avoir un impact dramatique sur le succès de votre business (travaux importants à prévoir, arrêt de l’activité, nuisances sonores…).

Projet N 2 – L’épicerie de Françoise

Françoise veut ouvrir une épicerie dans son joli village de Provence. Elle trouve l’emplacement idéal, mais la boutique a besoin d’être rafraîchie pour séduire des clients éventuels. Elle souhaite donc rénover la façade. Pour cela, elle doit demander une autorisation préalable auprès de la mairie.

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4. La mise en conformité des locaux

Une boutique de détails fait partie des établissements recevant du public (ERP). À ce titre, elle doit être en conformité avec les règles de sécurité et d’accessibilité :

  • La construction doit permettre une évacuation rapide de tous les occupants au besoin ;
  • Les moyens et équipements de secours et de lutte contre les incendies doivent être présents. Ils doivent être conformes à la réglementation en cours ;
  • Les personnes en situation de handicap (physique, visuel, auditif…) doivent pouvoir accéder aux locaux, y circuler au mieux. L’accessibilité concerne notamment l’entrée dans la boutique, le stationnement, les portes, revêtements des sols, mobiliers, équipements. Les personnes concernées doivent pouvoir utiliser les équipements, profiter des prestations d’une manière adaptée à leurs besoins spécifiques. Cela inclut aussi les moyens de communication mis à leur disposition au sein du commerce.

Projet N 3 – Le commerce bio d’Émilie

Émilie, une jeune entrepreneuse, trouve le local de ses rêves en plein centre-ville. Le prix d’achat est attractif, l’emplacement idéal, l’agencement parfait. Elle ne veut pas passer à côté de cette opportunité. Elle prend tout de même le temps de faire venir un expert. Après analyse des lieux, celui-ci l’informe que les locaux ne respectent pas les normes incendie. Les coûts de mises aux normes sont élevés. Émilie peut chercher un autre local ou anticiper ces dépenses dans son budget.

Votre local commercial doit être assuré. La responsabilité civile est, par exemple, obligatoire. Elle vous permet de couvrir les tiers en cas d’accident. Pensez aussi aux assurances contre les vols, les incendies, les inondations… Cette étape est indispensable pour protéger vos clients, votre personnel, les locaux, l’équipement… Il existe des assurances spécifiques répondant aux besoins des commerçants. N’hésitez pas à bien vous renseigner, à comparer les prix et les conditions.

6. Demander une autorisation auprès de la Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique (SACEM)

Diffuser de la musique dans une boutique est une excellente idée pour améliorer l’expérience client. Cela permet de créer une ambiance, de stimuler l’envie d’achat, de rendre les lieux plus agréables. La diffusion de musique dans un commerce nécessite une autorisation préalable auprès de la SACEM. Vous devez aussi vous acquitter d’une redevance.

7. Demander un certificat de contrôle des appareils de pesage

Vous vendez des articles au poids  ? Vous devez garantir l’exactitude, le bon fonctionnement et l’entretien des appareils de pesage utilisés. Un contrôle est obligatoire tous les deux ans. Si vos équipements respectent les normes exigées, vous obtiendrez une vignette à apposer dessus. Celle-ci doit obligatoirement être placée en évidence afin d’être visible pour les consommateurs.

8. Ouvrir un compte en banque

Quelle que soit votre activité commerciale, vous avez l’obligation légale d’ouvrir un compte bancaire dédié à cette activité. Cela facilite la gestion, en plus de garantir une meilleure transparence des fonds entrant ou sortant de l’entreprise.

9. Les cas particuliers

Selon votre projet, des démarches supplémentaires peuvent être nécessaires :

  • La demande d’une autorisation spéciale, licence : par exemple, pour les brocanteurs, tabac-presse, antiquaires, cavistes… De par leur activité, certains professionnels doivent, en effet, répondre à des obligations particulières.
  • L’insertion d’une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL) ;
  • L’autorisation de modification de devanture si vous prévoyez des travaux importants dans le local commercial.
  • Le dépôt d’une marque auprès de l’Institut national de la propriété industrielle (INPI).
  • L’autorisation d’exploitation commerciale, si vous ouvrez un magasin de détail dont la surface de vente dépasse une certaine taille (1000 m²). Cette obligation vaut aussi si votre boutique dispose d’un point permanent destiné au retrait drive.
  • L’autorisation d’occuper le domaine public (AOP) : si votre boutique empiète sur le trottoir ou la voie publique, par exemple, vous avez besoin d’obtenir une permission.
  • La mise en place de normes sanitaires strictes, notamment si vous proposez à la vente des produits alimentaires. Des normes d’exploitation supplémentaires peuvent être obligatoires : ventilation, climatisation…
  • La déclaration d’insaisissabilité : si vous avez opté pour le statut EI, il est recommandé d’effectuer cette déclaration. Elle permet de protéger votre patrimoine personnel en cas de faillite.
    Déclarer le patrimoine d’affectation : si vous avez choisi le statut EIRL, vous devez faire cette déclaration. Elle permet de préciser les éléments du patrimoine du chef d’entreprise servant à son commerce.

Les 3 points clés à retenir :

  • Listez toutes les démarches à accomplir, puis cochez-les au fur et à mesure de votre avancée.
  • Renseignez-vous sur toutes les autorisations nécessaires pour mener votre activité. Certains commerces doivent répondre à des normes spécifiques.
  • N’hésitez pas à vous former et vous faire accompagner pour apprendre toutes les compétences utiles à votre futur métier.

FAQ

À quel moment faire les démarches administratives pour ouvrir mon magasin ?

La plupart des démarches doivent être faites en amont de l’ouverture. Certaines sont rapides, d’autres nécessitent parfois des délais difficiles à anticiper, comme les demandes d’autorisation. Dans l’idéal, commencez les démarches plusieurs mois avant l’ouverture prévue pour votre boutique de détail.

Quelles sont les erreurs les plus courantes lorsque l’on ouvre un commerce ?

  • Ne pas anticiper les retards éventuels, notamment dans les délais d’obtention des autorisations ;
  • Ne pas envoyer tous les documents demandés aux différents organismes ;
  • Ne pas faire de contre-visite du local commercial ;
  • Ne pas anticiper suffisamment les délais, le budget, des travaux d’aménagement de la boutique ;
  • Ne pas se former sur toutes les compétences utiles ;
  • Se précipiter, ne pas étudier assez la concurrence, la demande, la rentabilité réelle du projet…