Comment réaliser une facture en commerce ?

La facture finalise une opération de vente d’un bien ou d’une prestation entre deux parties. Ce document est une interface entre différents aspects de votre activité :

• La comptabilité : la détermination du compte de résultat se base sur la saisie des factures ;
• La vente : la facture rassemble tous les éléments de la transaction ;
• La protection juridique : les factures sont les premiers justificatifs en cas de défaut de paiement d’un client ;
• La fiscalité : les factures permettent de collecter la TVA auprès des consommateurs.

L’obligation de facturer incombe au professionnel : le vendeur émet une facture conforme aux dispositions légales (Code du Commerce, Code Général des Impôts). De son côté, l’acquéreur réclame ce document en cas de non transmission.

Bon à savoir : quel risque en transmettant une facture non conforme ?

Un manquement dans le libellé de la facture est passible d’une amende, à raison de 15 € par mention absente, ne pouvant excéder ¼ du montant total de la vente.

Afin d’établir votre document, vous pouvez structurer la facture en quatre parties distinctes.

1 – Identifier la facture

La facture dispose d’une identité propre définie par :

• Un numéro de facture ;
• Un numéro de bon de devis ou de bon de commande (si besoin) ;
• Une date d’émission.

2 – Nommer le vendeur et l’acquéreur

Le document mentionne l’identité professionnelle du vendeur et du client :

• Coordonnées du vendeur (numéro SIREN, raison sociale, nature juridique de l’entreprise, adresse) ;
• Désignation du professionnel acheteur (mêmes conditions) ;
• Identifiant du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) de l’émetteur ;
• Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur.

3 – Présenter les conditions générales de vente 

Cette partie rassemble tous les éléments de l’opération commerciale :

• Date de la transaction ;
• Dénomination des produits ou services ;
• Quantité vendue ;
• Prix unitaire hors taxe et montant total HT ;
• Taux applicable de la TVA et montant total dû à ce titre ;
• Total de la vente TTC ;
• Remises, escomptes ou réductions (le cas échéant).

4 – Encadrer le règlement de la facture

Le dernier point fixe les détails du paiement :

• Date d’échéance du règlement de la facture ;
• Taux des pénalités en cas de retard de paiement ;
• Indemnité forfaitaire due au titre du recouvrement (forfait fixé à 40 € pour obtenir la somme auprès du débiteur).

Bon à savoir : la facturation électronique sera bientôt obligatoire

À partir du 1er janvier 2026, le format papier pour la facturation sera interdit dans le cadre des échanges BtoB, au profit de la facture électronique. Vous devez prévoir cette évolution afin de choisir une plateforme certifiée pour les envois dématérialisés. La facturation en PDF en emailing ne sera plus conforme aux obligations de sécurisation électronique.

En magasin physique, vous remettez un ticket de caisse à chaque client. Cette étape de la transaction est enregistrée dans votre fiche de caisse à clôturer en fin de journée. Mais dans quel cadre devez-vous remettre une facture à un particulier ?

Les obligations sont plus restreintes par rapport au cadre BtoB. Vous devez émettre une facture dans les contextes suivants :

• Les ventes en ligne ;
• Sur demande de la clientèle ;
• Lors de livraisons intracommunautaires (expédition de produits de la France vers un pays de l’Union européenne).

Les mentions à indiquer sur la facture peuvent varier en fonction des situations. Pensez à vérifier ces dispositions spécifiques afin de réaliser une facturation adaptée.

Les factures en e-commerce

Les factures des boutiques en ligne indiquent toutes les informations visant à sécuriser les conditions de la vente à distance :

• Droit de rétractation pour l’acheteur (modalités, délai et conditions) ;
• Proposition de garanties par le vendeur (pour défaut de l’article ou garantie de satisfaction, par exemple) ;
• Date de livraison.

Le document doit comporter toutes les autres mentions obligatoires.

Les spécificités de facturation liées à la micro-entreprise

Le commerçant en auto-entreprise répond aux dispositions mentionnées précédemment. Cependant, depuis le 15 mai 2022, le statut de l’entreprise individuelle est devenu unique, en rassemblant dans un même cadre auto-entrepreneur et entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL). La mention « entrepreneur individuel » doit être apposée au nom du professionnel sur la facture.

Les factures des activités réglementées

Les artisans-commerçants exerçant une profession réglementée doivent faire figurer le nom et le numéro de leur contrat d’assurance professionnelle sur leur facture.

Les mentions fiscales sur la facture en cas d’exonération de TVA

Les gérants en micro-entreprise sont soumis au régime de la franchise en base de TVA. Ils doivent faire apparaître l’information suivante :

« TVA non applicable, article 293B du CGI ».

Cette condition s’applique pour les entreprises de vente présentant un chiffre d’affaires inférieur à 94 300 €.

Les livraisons intracommunautaires sont, de fait, exonérées de TVA. Cette donnée doit figurer sur la facture via l’indication :

« Exonération de TVA, article 262 ter I du CGI ».

Le professionnel doit facturer le client à l’issue de la vente ou lors de la livraison de la marchandise. La réglementation prévoit un délai de 15 jours afin de tenir compte du circuit de facturation interne à l’entreprise.

Dans la pratique, de nombreux gérants facturent en fin de mois afin de fluidifier leur comptabilité. Dans cette situation, le vendeur délivre une facture récapitulative basée sur les bons de livraison intermédiaires.

Bon à savoir : quel délai de paiement prévoir sur sa facture client ?

En principe, le règlement de la facture doit avoir lieu dans les 30 jours suivant la date de transmission au client. Il est possible de prévoir une date limite supérieure, sans dépasser les 60 jours.

Chaque situation de transaction dispose d’une appellation spécifique en comptabilité. Parmi les modèles principaux utilisés en boutique :

• La facture proforma correspond à un document provisoire établi à la demande du client ;
• La facture d’acompte permet de percevoir une partie du règlement avant la livraison totale de la marchandise. Elle est utilisée en cas de devis importants ;
• L’avoir est considéré comme une facture. Elle vise à faire valoir le droit du client à dépenser un montant équivalent au prix d’un produit retourné ou d’une prestation non fournie.

Le paramétrage de votre facturation est un gain de temps au quotidien. Prenez le temps de bien étudier votre profil d’entreprise afin de réaliser votre modèle de facture. À chaque étape de votre projet, le programme Ankorstart vous accompagne grâce à son expertise en commerce de détail.