Tout savoir sur le bon de commande pour les boutiques

Le bon de commande est établi pour détailler précisément tous les éléments concernés par une vente. Par exemple : la dénomination des produits, leur quantité, leur date de livraison. Dans la plupart des cas, le fournisseur, ou commerçant, rédige ce document. Le client le signe pour valider la transaction. 

Il n’est pas obligatoire d’émettre un bon de commande. Cependant, ce document engage les deux parties. Lorsqu’il est signé, le fournisseur doit honorer la commande. Le client, lui, est obligé de réceptionner, puis payer les marchandises demandées. Il fait office de contrat de vente. Il revêt ainsi une valeur juridique, raison pour laquelle il doit être rédigé avec la plus grande attention.

Un bon de commande d’un fournisseur ou d’une boutique doit comporter différentes informations pour être conforme, parmi lesquelles : 

• L’identité des deux parties concernées par le bon de commande (fournisseur et client) : leur nom, adresse, dénomination sociale ;
• Le numéro de commande, la date de rédaction du BDC ;
• Les marchandises ou prestations concernées : nom, référence, quantité, taux de TVA appliquée, prix HT (Hors Taxe) et prix TTC (Toutes Taxes Comprises) ;
• Le montant total HT et TTC de la commande ; 
• Le mode de paiement : bon d’achat, carte bancaire, chèque, virement ;
• Les détails du paiement : date de la transaction, acompte à payer, réduction accordée, paiement en une ou plusieurs fois. Si un échéancier est mis en place, les dates de chaque paiement, leur montant, doivent être précisées ;
• La livraison : date, lieu, frais de livraison appliqués, identité du transporteur, conditions de remise (avec ou sans signature, en main propre, en point relais).

D’autres éléments peuvent être précisés dans le bon de commande :

• Les délais et modalités du droit de rétractation, si pertinents. 
• Les CGV (Conditions Générales de Vente) : elles seront directement imprimées au dos du BDC ou remises en pièce-jointe.

Un espace doit être laissé sur le document afin de permettre au client de signer. La mention manuscrite « lu et approuvé » doit figurer à côté de la signature. 

La TVA (Taxe sur Valeur Ajoutée) est un impôt indirect sur la consommation. Le fournisseur, en tant que professionnel, peut être amené à la collecter auprès de ses clients. Il doit indiquer sur le bon de commande le montant de la TVA appliqué selon le taux lié à son activité :

• 20 % pour la majorité des biens et services ;
• 10 % pour l’hôtellerie, la restauration, le transport ;
• 5,5 % pour l’alimentation, les livres ;
• 2,1 % pour la presse, la vente de médicaments remboursés par la Sécurité sociale.

La TVA n’est pas toujours collectée par le vendeur. Par exemple, une bijouterie en micro-entreprise ne collecte pas la TVA si son chiffre d’affaires annuel est inférieur à 85 800 €1. Au-delà, elle doit facturer la TVA.

D’autres éléments doivent être pris en compte pour s’assurer de rédiger un BDC parfait. 

1. Créer un document lisible

Le bon de commande est valable uniquement s’il est clair, compréhensible. Il doit être présenté de façon à simplifier sa lecture. Dans le cas contraire, le client peut ensuite refuser la transaction. Il est possible de trouver un bon de commande Word gratuit à télécharger sur Internet. Ce bon de commande vierge devra être personnalisé par le fournisseur. 

2. Rédiger un BDC complet, sans erreur

Le client doit avoir connaissance de toutes les informations utiles concernant la commande.  Le bon de commande perd sa valeur. Si le BDC est erroné, ou non respecté, il peut être utilisé comme preuve pour demander une rupture de contrat. L’erreur peut porter sur les quantités, prix, adresses, procédures de paiement, dénominations.

3. Signer le bon de commande

Le bon de commande est valable seulement s’il est approuvé par le client. Lorsque ce document lui est remis, il doit ajouter :

• Une signature manuscrite ;
• La date à laquelle il signe le document ;
• Son nom, sa fonction (s’il signe pour le compte d’une entreprise, il doit être habilité à le faire) ;
• Le cachet de l’entreprise ;
• La mention manuscrite « lu et approuvé ». Il est aussi possible d’écrire « bon pour accord ».

Dans le cas d’un bon de commande en ligne, le fournisseur doit adapter le document. Il existe plusieurs formes : des cases à cocher, un système de signature numérique. En renvoyant le document complété, le client s’engage à accepter la commande, à la payer dans les conditions stipulées. Par exemple, sur la plateforme Ankorstore le panier validé et la commande payée constituent un bon de commande.

En fonction du contexte, le BDC peut prendre 4 formes différentes :

• L’ordre d’achat standard : il est émis pour des commandes occasionnelles ;
• Les commandes d’achat planifié : il a la particularité de ne pas indiquer la date de livraison. Cet accord planifié pourra être ajusté une fois la date connue ;
• Les commandes d’achat ouvertes : les quantités à livrer sont incertaines. Un accord est conclu avec un nombre maximum de produits à ne pas dépasser dans le délai imparti ;
• Les commandes d’achats contractuelles : ce bon de commande est utilisé pour les accords à long terme. Il définit les conditions juridiques et termes des transactions futures.

Le bon de commande engage le fournisseur et l’acheteur. Ce document précise toutes les informations utiles, comme : les conditions de vente, les quantités, l’identité des parties impliquées. Il doit être rédigé avec soin : en cas d’erreur ou d’oubli, il n’est plus valable.

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