Wie ein Bestellschein Ihrem Einzelhandelsgeschäft helfen kann

Einen Bestellschein kann man sich wie eine Rechnung vorstellen, nur in umgekehrter Form. Eine Bestellung ist keine Zahlungsaufforderung, sondern eine Anfrage für Waren oder Dienstleistungen. Wenn ein Einzelhändler Lagerbestände oder Waren benötigt, schickt er eine Bestellung an einen bestimmten Lieferanten. In dem Bestellschein werden alle vom Käufer benötigten Artikel, die benötigten Mengen und die Preise für jeden Artikel aufgeführt.

Bestellungen gelten als verbindliche Vereinbarungen. Der Käufer schickt dem Verkäufer einen Vertrag, in dem steht: “Sie werden mir diese Waren zu diesem Preis bis zu diesem Datum liefern, und ich werde diese Waren zu diesem Datum bezahlen”.

Bestellungen bieten auch ein gewisses Maß an rechtlichem Schutz für beide Parteien und schrecken vor betrügerischem Verhalten ab. Sobald ein Verkäufer die Bestellung akzeptiert hat, kann er die Lieferung der Waren nicht mehr verweigern – außer unter außergewöhnlichen Umständen. Ebenso kann der Verkäufer die Zahlung nicht verweigern, wenn er die Ware erhalten hat. Im Gegensatz zu Rechnungen, die für einige Unternehmen obligatorisch sind, ist die Ausstellung einer Bestellung in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sobald eine Bestellung jedoch angenommen wurde, wird sie zu einem rechtsverbindlichen Vertrag.

Bestellungen sind sowohl für den Einzelhändler als auch für seine Lieferanten ein nützliches Instrument der Bestellanforderung. Sie beschleunigen den Beschaffungsprozess für alle Beteiligten.

Anhand einer Bestellung kann ein Lieferant prüfen, wie viele Produkte seine Kunden benötigen. So kann er sicherstellen, dass er nie in Verzug gerät oder mehr Artikel als nötig produziert.

Eine Bestellung hilft den Käufern, sicher zu sein, dass sie eine bestimmte Menge an Waren zu einem bestimmten Datum erhalten werden. Dies gibt dem Einzelhändler die Garantie, dass er über einen ausreichenden Bestand verfügt, um die Nachfrage zu decken.

Sowohl für Käufer als auch für Verkäufer sind Bestellscheine unglaublich nützlich, wenn es um Prüfungen, Buchführung und Rechnungslegung geht. Anhand von Bestellungen lässt sich gut abschätzen, wie hoch der finanzielle Aufwand eines Käufers in einem Monat sein wird. Sie können Verkäufern eine gute Vorstellung davon vermitteln, wie viel Geld sie in einem Monat einnehmen werden. In beiden Fällen sind Bestellungen eine große Hilfe bei der Überwachung von Beständen und Materialien.

Bestellscheine sollten Informationen enthalten, die genau mit den Rechnungen übereinstimmen. Dies vereinfacht die steuerliche Erfassung für beide Parteien. Durch das Verfassen und Akzeptieren von Bestellungen schützen Käufer und Verkäufer ihre eigenen Interessen.

Bestellungen sind eine rechtliche Vereinbarung darüber, dass die angeforderten Waren pünktlich geliefert werden, eine ausreichend gute Qualität aufweisen und pünktlich bezahlt werden. Kommt es zu Streitigkeiten über die Zahlung, die Lieferzeiten oder die Qualität der Waren, kann der Bestellschein vor Gericht verwendet werden.

Zusammengefasst bieten Bestellscheine:

• Unterstützung bei der Führung von Aufzeichnungen
• Unterstützung bei der Überwachung des Cash-flows
• Unterstützung bei der Aufrechterhaltung der Lagerbestände
• Optimierung des Beschaffungsprozesses
• Rechtsschutz für Käufer und Verkäufer

Bestellungen aufzugeben gehört zu den üblichen Pflichten von Einzelhändlern, unabhängig davon, ob sie im Online-Handel oder im stationären Geschäft tätig sind. Eine Bestellung wird aufgegeben und an einen Lieferanten geschickt, wenn ein Einzelhändler Material zur Herstellung seiner Produkte oder die Produkte selbst benötigt.

Auch wenn die einzelnen Arbeitsabläufe in den verschiedenen Unternehmen unterschiedlich sein können, gibt es eine allgemeine Abfolge von Schritten, die in einem Bestellsystem enthalten sind. Als grober Anhaltspunkt können die folgenden Schritte bei der Ausstellung einer Bestellung herangezogen werden:

• Schritt 1: Ein Einzelhändler entscheidet, dass er ein Produkt bzw. mehrere Produkte für seinen Geschäftsbedarf benötigt. Er wählt dann das Unternehmen aus, das ihm das Produkt/die Produkte liefern soll.
• Schritt 2: Entweder der Einzelhändler selbst oder seine Einkaufsabteilung erstellt einen Bestellschein. Die Bestellung enthält alle relevanten Details, darunter die Anzahl der benötigten Produkte, die Kosten für jeden Artikel und die Gesamtkosten. Sie enthält auch die Kontaktdaten und die Adresse des Käufers sowie das gewünschte Lieferdatum.
• Schritt 3: Nachdem die Bestellung auf Fehlerfreiheit geprüft wurde, wird sie an den Lieferanten gesendet. Bestellungen können per Post, elektronisch als PDF im Anhang einer E-Mail, persönlich oder per Fax verschickt werden.
• Schritt 4: Der Lieferant erhält die Bestellung und prüft, ob er diese erfüllen kann. Er muss sicher sein, dass er die angeforderte Anzahl von Waren liefern kann, dass die Produkte in einem zufriedenstellenden Zustand sein werden und dass die Bestellung rechtzeitig geliefert wird. Zu diesem Zeitpunkt kann der Lieferant die Bestellung ablehnen, wenn er glaubt, dass er sie nicht erfüllen kann. Nimmt der Lieferant die Bestellung an, muss er dem Einzelhändler die Annahme der Bestellung bestätigen, und die Bestellung wird ausgeführt.
• Schritt 5: Der Lieferant bereitet die angeforderten Produkte vor und lässt sie zum gewünschten Liefertermin an den Einzelhändler liefern.
• Schritt 6: Der Lieferant stellt dann eine Rechnung für die Bestellung aus. Diese kann zusammen mit der Bestellung selbst oder zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt werden. Die Bestellnummer sollte auf der Rechnung angegeben werden.
• Schritt 7: Sobald der Käufer die Sendung und die Rechnung erhalten hat, muss er die Zahlung gemäß den zuvor vereinbarten Zahlungsbedingungen leisten. Wenn es ein Problem mit den Produkten gibt, kann der Einzelhändler zu diesem Zeitpunkt die Zahlung der Rechnung verweigern und die Angelegenheit kann rechtlich angefochten werden. Der Kaufvertrag kann bei Bedarf vor Gericht als Beweismittel verwendet werden. Wenn der Einzelhändler keine Probleme hat, wird er die Zahlung leisten und die Bestellung kann abgeschlossen werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass es mehr als eine Art von Bestellung gibt. Tatsächlich gibt es vier Arten von Bestellungen, die ein Einzelhändler verwendet, um Produkte von einem Lieferanten anzufordern:

1. Standardbestellungen: sind die häufigsten und bekanntesten. Der Käufer hat Einsicht auf die Details des Kaufs und kann den gekauften Artikel oder die gekaufte Dienstleistung, die Menge, den Lieferplan und die Zahlungsbedingungen identifizieren.
2. Geplante Bestellungen: Geplante Bestellungen werden im Voraus auf der Grundlage des erwarteten Bedarfs des Einzelhändlers ausgestellt. Häufig ist das Lieferdatum entweder nicht enthalten oder kann sich ändern. Details wie Gegenstand, Gewicht und Zahlungsbedingungen sind in diesem Fall sichtbar, aber die Menge basiert auf einer Schätzung, und der Liefertermin ist vorläufig. Diese Art von Bestellungen wird für langfristige Verträge verwendet.
3. Rahmenbestellungen: In der Regel werden Rahmenbestellungen verwendet, um eine große Anzahl von Artikeln bei einem Lieferanten anzufordern. Ein Einzelhändler kann sich einen Rabatt bei einem Lieferanten sichern, indem er mehrere Produkte in einer Bestellung anfordert.
4. Vertragsbestellungen: Hierbei handelt es sich um die formellste Art der Bestellung, bei der ein Lieferant und ein Einzelhändler die Kaufbedingungen festlegen und unterzeichnen. Sie bietet die größte Rechtssicherheit und kann für Käufer und Verkäufer, die langfristige Vereinbarungen treffen wollen, sehr nützlich sein.

Wie für eine Rechnung gibt es auch für eine Bestellung kein vorgegebenes Format. Generell gibt es jedoch bestimmte Informationen, die in Ihrer Bestellung enthalten sein sollten:

• Eine Bestellnummer
• Angaben zum Käufer, einschließlich seines Firmennamens und seiner Kontaktangaben
• Die gewünschte Lieferadresse und das gewünschte Lieferdatum
• Die Kontaktdaten des Lieferanten, häufig einschließlich des Namens und der Position des für die Ausführung der Bestellung zuständigen Ansprechpartners
• Die Zahlungsbedingungen, die Versandbedingungen und alle anderen relevanten Bedingungen
• Die Anzahl der angeforderten Artikel, der Einzelpreis und der Gesamtpreis für die Bestellung (Dieser Abschnitt kann auch Details wie Katalognummern enthalten)
• Eine detaillierte Beschreibung der bestellten Produkte kann ebenfalls beigefügt werden

Manche Einzelhandelsunternehmer erstellen ihre eigene Bestellvorlage als Word-Dokument oder erstellen eine Bestellvorlage mit Excel. Andere ziehen es vor, eine automatisierte Bestellsoftware zu verwenden.

Um Ihnen bei der Entwicklung Ihres eigenen Bestellsystems zu helfen, haben wir nachstehend ein Beispiel einer Bestellung beigefügt.

Manchmal zwingen die Umstände einen Einzelhändler dazu, eine Bestellung zu stornieren. So kann zum Beispiel ein großer Auftrag von einem seiner eigenen Kunden storniert worden sein, oder persönliche Umstände haben ihn gezwungen, sein Geschäft eine Zeit lang zu schließen.

Wenn ein Käufer eine Bestellung stornieren muss, sollte er dies so schnell wie möglich tun, indem er sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzt. Der Antrag sollte schriftlich erfolgen und eine förmliche Sprache verwenden. Technisch gesehen kann ein Käufer eine Bestellung jederzeit stornieren, bevor sie vom Verkäufer formell genehmigt wurde. Sobald der Verkäufer mitgeteilt hat, dass er die Bestellung akzeptiert hat und an ihrer Ausführung arbeitet, wird sie rechtsverbindlich.

Diese Situationen können kompliziert sein, und vieles hängt von den Beziehungen zwischen Käufer und Verkäufer ab. Wenn ein Einzelhändler eine gute Beziehung zu einem Lieferanten hat, kann der Lieferant eine Bestellung stornieren, nachdem sie angenommen wurde. Dies liegt im Ermessen des Lieferanten. 

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