Was Sie über die Buchhaltung von Einzelhandelsgeschäften wissen müssen

Das Schreiben von Rechnungen ist eine der wichtigsten und zugleich grundlegenden Buchhaltungsfähigkeiten, die ein neuer Einzelhändler benötigt.  Eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument, das als Zahlungsaufforderung für Waren oder Dienstleistungen dient. Wenn Sie ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen sind, müssen Sie laut dem Finanzamt Ihre Rechnungen aufbewahren und zusammen mit Ihren Steuererklärungen einreichen. Auch Unternehmen, die nicht für die Mehrwertsteuer registriert sind, sollten ihre Rechnungen genau im Auge behalten, damit sie ihren Cashflow richtig verwalten können.  

Im Allgemeinen muss eine Rechnung die folgenden Angaben enthalten:

• Name und Anschrift Ihres Unternehmens
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Eine Liste und Beschreibung aller gelieferten Waren und Dienstleistungen
• Der Einzelpreis aller Waren und Dienstleistungen
• Den fälligen Gesamtbetrag
• Erhobene Mehrwertsteuer
• Das Datum der Rechnung

Zu wissen, welche Mehrwertsteuer Sie in Rechnung stellen müssen bzw. ob Sie überhaupt eine Mehrwertsteuer in Rechnung stellen müssen, ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung von Kleinunternehmen.

MwSt oder USt. steht für Mehrwertsteuer/ Umsatzsteuer. Die Mehrwertsteuer wird zu den Kosten eines von einem Einzelhandelsunternehmen verkauften Produkts oder einer Dienstleistung hinzugerechnet und vom Finanzamt eingezogen. Kleinunternehmer sind von der Mehrwertsteuer befreit, wohingegen Unternehmen, die für die Mehrwertsteuer registriert sind, die Mehrwertsteuer auf die Kosten ihrer Waren oder Dienstleistungen ausweisen und eine Mehrwertsteuererklärung abgeben müssen. 

Auf die meisten Waren und Dienstleistungen wird ein Standardsatz von 19% Mehrwertsteuer erhoben. Für einige Waren gilt ein ermäßigter Satz von sieben Prozent, während für andere keine Mehrwertsteuer anfällt oder sie von der Mehrwertsteuer befreit sind. 

Wenn Sie nicht dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen die richtigen Steuern zahlt, könnten Sie mit dem Finanzamt in Konflikt geraten! Da die Steuervorschriften kompliziert sein können, beauftragen viele Unternehmer Buchhalter und Steuerberater, die sich auf Buchhaltungs- und Steuerdienstleistungen für kleine Unternehmen spezialisiert haben. Obwohl Steuerberater für kleine Unternehmen teuer sein können, zahlen viele Unternehmer lieber diese Kosten, als sich selbst um ihre Steuern kümmern zu müssen.

Welche Steuern ein kleines Einzelhandelsunternehmen zahlen muss, hängt davon ab, wie das Unternehmen registriert ist, wie viele Mitarbeiter es hat und wie hoch der Jahresumsatz ist. Im Allgemeinen gibt es jedoch fünf Hauptsteuern, die für kleine Einzelhandelsunternehmen gelten:

• Körperschaftssteuer
• Mehrwertsteuer 
• Gewerbesteuer
• Sozialversicherung
• Kapitalertragssteuer 

Bestellungen werden von Einzelhändlern verwendet, um Waren von Lieferanten anzufordern. Sie sind wie eine Rechnung, aber statt einer Zahlungsaufforderung ist eine Bestellung eine Aufforderung zur Lieferung von Waren. Sobald sie der Lieferant akzeptiert hat, ist die Bestellung rechtlich verbindlich. Sie sind vor allem in Hochsaisonen wie der Weihnachtszeit nützlich. Mit einer Bestellung kann ein Einzelhändler sicherstellen, dass er genügend Waren vorrätig hat, um die Nachfrage der Kunden zu bedienen. Bestellungen können auch genutzt werden, um Beziehungen zu neuen Lieferanten aufzubauen. Sie sind wichtig für die Bestandsbuchhaltung und die Überwachung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. 

Jeder Einzelhändler muss wissen, wie viel Geld in sein Geschäft fließt und wie viel es abgibt. Wenn Sie kein effektives Cashflow-Management-System haben, kann es passieren, dass Sie nicht genug Geld haben, um die Gehaltsabrechnungen zu bezahlen, Ihren Lagerbestand aufzufüllen, die Miete zu zahlen oder Ihre Steuern zu begleichen. Cashflow-Management ist eine absolute Grundvoraussetzung für den Betrieb eines Einzelhandelsunternehmens. 

Einzelhändler müssen in der Lage sein, ihre voraussichtlichen Kosten genau zu prognostizieren, um sicherzustellen, dass sie genügend Umsatz erzielen, um diese Kosten zu decken. Ein Geschäftsinhaber muss alle Geschäftsausgaben und die Gewinnspannen beim Verkauf genau überwachen. Alle ausgehenden und eingehenden Rechnungen, Bestellungen und Belege müssen aufgezeichnet werden. Auch hier kann die Inanspruchnahme der Dienste eines Buchhalters oder die Verwendung einer speziellen Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen sicherstellen, dass Sie genau wissen, wohin Ihr Geld fließt. 

Die Art, wie Sie Ihr Unternehmen angemeldet haben, wirkt sich auf die Art Ihrer Unternehmensbuchhaltung aus. Verschiedene Unternehmensstrukturen haben unterschiedliche steuerliche Verpflichtungen. Wenn Sie die Art der juristischen Person, unter der Sie tätig sind, ändern, müssen Sie Ihre Buchführungsanforderungen neu bewerten und Ihr Buchführungsverfahren an die neuen rechtlichen Verpflichtungen anpassen.

Die drei wichtigsten Unternehmensstrukturen in Deutschland sind: 

• Einzelunternehmen
• Personengesellschaften
• Kapitalgesellschaften

Ein Einzelunternehmer kann beschließen, eine Partnerschaft mit einem anderen Einzelhändler einzugehen, oder eine Personengesellschaft kann beschließen, eine Kapitalgesellschaft zu gründen. Dies bedeutet zwangsläufig, dass sich der Steuerstatus des Unternehmens ändert. Es ist ratsam, sich einen Steuerberater heranzuholen, bevor Sie Änderungen an der rechtlichen Struktur Ihres Unternehmens vornehmen. 

Einzelhändler unterliegen einer Reihe von Vorschriften und Gesetzen, die regeln, was sie verkaufen dürfen, wie sie es verkaufen dürfen, welche Bedingungen für Mitarbeiter gelten und wie ein Einzelhändler über seine Gewinne und Ausgaben Rechenschaft ablegen muss. Die Einhaltung dieser Gesetze stellt sicher, dass ein Einzelhändler Strafen oder rechtliche Schritte aufgrund von rechtswidrigem Verhalten vermeidet, unabhängig davon, ob dies absichtlich geschieht oder nicht.  

Das Einzelhandelsrecht umfasst unter anderem folgende Bereiche:

• Preisgestaltung
• Handelszeiten
• Altersbeschränkungen für den Verkauf bestimmter Waren
• Rückgabe und Rückerstattung
• Sicherheit des Personals
• Produktbeschreibungen
• Fairer Handel
• Verbraucherschutz
• Produktkennzeichnung
• Online-Verkauf
• Rechnungslegungsfristen für Unternehmen

Der Betrieb eines Einzelhandelsunternehmens setzt voraus, dass Sie eine Reihe komplexer Buchhaltungsregeln und -pflichten kennen und beherrschen. Es ist zwar ratsam, einen Buchhalter einzustellen, doch können die durchschnittlichen Kosten für Buchhaltungsdienstleistungen für Kleinunternehmer teuer sein. Die Verwendung von Steuerbuchhaltungssoftware für Kleinunternehmen ist ebenfalls eine Option, allerdings kann die Einarbeitung in diese Programme zeitaufwändig sein.

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