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Bestandsverwaltung zur Weihnachtszeit: Ein praktischer Leitfaden für unabhängige Einzelhändler

19 September 2023

Während der Schulanfang noch auf Hochtouren läuft, bereiten sich die meisten Einzelhändler getreu dem Motto „Alle Jahre wieder“ schon auf die geschäftigste Zeit des Jahres vor! Und obwohl noch niemand an Weihnachtsklassiker denkt, die bald in Dauerschleife ertönen werden, ist es wichtig, mit Ihrer Planung für die Festtage zu beginnen, um später auf ein erfolgreiches Weihnachtsgeschäft zurückzublicken zu können. Wir stehen Ihnen dabei zur Seite!

Lea Pillot

In diesem Artikel verraten unsere Experten ihre Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, Ihren Warenbestand in der Vorweihnachtszeit erfolgreich zu verwalten. Ganz gleich, ob Sie dabei die vergangenen Jahre analysieren, Ihren Bestand organisieren oder aktuelle Trends umsetzen … Der erste Schritt ist: Ruhe bewahren und dem Leitfaden folgen!

 

1. Nehmen Sie sich Zeit zum Analysieren: bisherige Jahre und aktuelle Anforderungen

a) Zurück in die Zukunft

Um sich auf die festliche Jahreszeit optimal vorzubereiten, hilft es, einen Blick auf die Trends der vergangenen Jahre zu werfen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der vergangenen Jahre, analysieren Sie Ihre Daten und legen Sie Folgendes fest:

  • Saisonale Trends
  • Individuelle Anforderungen
  • Feiertagsbedingte Nachfragen

Das alles verschafft Ihnen einen guten Überblick für das Jahr 2023.

b) Aktueller Stand

Auch hier gilt: Sie selbst sind der beste Indikator dafür, was die Bestandsvorbereitung in der Vorweihnachtszeit angeht! Führen Sie zunächst eine aktuelle Bestandsaufnahme durch:

  • Was ist vorrätig?
  • Was fehlt noch?
  • Was muss nachbestellt werden?

Identifizieren Sie die Kernprodukte, die in der Vorweihnachtszeit unbedingt verfügbar sein müssen. Stellen Sie außerdem fest, welche Produkte während der Weihnachtszeit weniger erfolgreich sind und daher vorübergehend eingestellt werden kön

2. Denken Sie strategisch: Ordnen Sie Ihre Produkte der richtigen Kategorie zu

a) Systematische Kategorisierung

Ordnen Sie Ihre Produkte nach ihrer Relevanz für die Weihnachtszeit. Richten Sie Verwaltung und Beschaffung auf diese Kategorien aus, um Maßnahmen und Abläufe zu optimieren. So können Sie:

  • Sich auf Ihre Bestseller konzentrieren
  • Themenbasierte Einheiten für ergänzende Verkäufe erstellen
  • Gezielte Rabatte auf bestimmte Kategorien einführen

b) Diversifizierung

Wenn Sie neue Produkte in Ihr Sortiment aufnehmen, entscheiden Sie im Voraus, wie Sie diese in Ihre bestehenden Kategorien integrieren und gleichzeitig bei Ihren Kunden bewerben.

3. Legen Sie Termine fest: Vorfreude und Planung

a) Ein voller Kalender

Um jegliche Überforderung zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, Ihre Termine von jetzt an bis zum Ende der Weihnachtszeit sorgfältig zu planen.

Passen Sie Ihre Bestellungen entsprechend den Lieferzeiten Ihrer Lieferanten an, um Fehlbestände zu vermeiden.

Mit einer strukturierten Tagesplanung sind Sie auf das Unerwartete vorbereitet: Alles andere ist sowieso optimal geregelt.

b) Strategische Erinnerungen

Sobald Bestellungen geplant sind, empfehlen wir Ihnen, Erinnerungen einzurichten, um Ihren Warenbestand während der Feiertage regelmäßig zu überprüfen. So sind Sie ausreichend auf die Ruhe vor dem Sturm während einer sehr geschäftigen Zeit vorbereitet.

4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

a) Flexibilität ist das Schlüsselwort

Seien Sie vorbereitet und zeigen Sie sich reaktiv! Wenn einige Ihrer Produkte nicht Ihren Erwartungen entsprechen oder nicht mit Ihren Prognosen mithalten, geben Sie sich nicht geschlagen: Ziehen Sie Preisnachlässe oder -anpassungen in Erwägung, um unverkaufte oder übrig gebliebene Produkte zu vermeiden.

Natürlich stehen Sie mit Ihrem Geschäft nicht alleine da. Gehen Sie weiterhin Ihrer Planung nach und behalten Sie gleichzeitig die saisonalen Trends Ihrer Mitstreiter und der Fachpresse im Auge und passen Sie Ihren Warenbestand in Echtzeit an.

Best Practice von Ankorstore:
Das ganze Jahr über bieten wir Ihnen eine Markenauswahl basierend auf aktuellen Branchenevents. Entdecken Sie bis Dezember unsere besondere Auswahl für die Festzeit: „Geschenkideen“, „Dekorationen“ und „Festtagsessen“. Stöbern Sie in diesen Kollektionen und erweitern Sie Ihr Sortiment um tolle Produkte.

5. Organisieren Sie Ihren Bestand

Unordnung, Wirrwarr, Chaos, Durcheinander … Ihr Lager kann während der Festtagszeit schnell zu einem Albtraum werden. Schaffen Sie dieses Jahr rechtzeitig Ordnung! Sorgen Sie dafür, dass jedes Produkt leicht zugänglich (und auffindbar) ist, um eine reibungslose Bestandsverwaltung zu gewährleisten. Hier sind einige einfach umzusetzende Tipps:

  • Schaffen Sie einen speziellen Bereich für die Feiertage: Das erleichtert das Auffinden von Produkten und spart wertvolle Zeit.
  • Seien Sie bei der Kennzeichnung Ihrer Produkte präzise.
  • Organisieren Sie Ihre Produkte nach Bedarf (die beliebtesten sollten auch die am besten zugänglichen sein).
  • Richten Sie einen gut organisierten Kommissionierbereich ein, um während der geschäftigen Zeit Fehler zu minimieren.
  • Verwenden Sie transparente Behälter für Kleinteile oder Zubehör.
  • Halten Sie Räumlichkeiten regelmäßig sauer und organisiert.

6. Kommunizieren Sie häufig und über verschiedene Wege!

a) Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen

Sorgen Sie in der Vorweihnachtszeit für Momente der Besinnung und stehen Sie im Austausch mit Ihrem Team. Erläutern Sie Ihre Strategie und was Sie in der Vorweihnachtszeit davon umsetzen möchten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Bestell- und Lagerorganisation verstehen.

b) Starke Partnerschaften mit Ihren Lieferanten

Mit der Weihnachtszeit beginnt auch für Ihre Lieferanten die wichtigste Zeit des Jahres. Nehmen Sie also unbedingt proaktiv Kontakt mit ihnen auf, um Folgendes zu besprechen:

  • Ihre zukünftigen Anforderungen
  • Bestellvolumen und Häufigkeit
  • Lieferzeiten (sodass Sie sich entsprechend vorbereiten können)

Best Practice von Ankorstore:
Sie können Marken direkt über die Plattform kontaktieren: Gehen Sie zur Shop-Seite der jeweiligen Marke und klicken Sie auf „Marke kontaktieren“.

7. Digitalisieren Sie Ihre Abläufe (z. B. mit einer Bestandsverwaltungssoftware)

Nutzen Sie die technischen Tools, die Einzelhändlern heute zur Verfügung stehen, um Ihre Bestands- und Auftragsverfolgung zu automatisieren und vereinfachen. Dank dieser Software können Sie Ihre Daten auch in Echtzeit analysieren, sodass Sie den Bedarf und die benötigte Nachbestellung prognostizieren können.

8. Bleiben Sie am Ball

a) Mindesthaltbarkeitsdaten

Wenn Ihr Unternehmen Produkte mit Mindesthaltbarkeit anbietet (Lebensmittel, Schönheitsprodukte usw.), behalten Sie Ihre verderblichen Waren vor und während der Weihnachtszeit im Auge. So lassen sich einfach Verluste vermeiden. Ziehen Sie dazu die „FIFO“-Methode (First In, First Out) in Erwägung, um sicherzustellen, dass die ältesten Produkte zuerst verkauft werden.

 

b) Cash-Management

Die Weihnachtszeit stellt immer eine kritische Zeit für den Cashflow unabhängiger Einzelhändler dar. Planen Sie Ihren Cashflow im Voraus und berücksichtigen Sie dabei Ihre Einkaufskosten, Lagerkosten, usw. Erkunden Sie außerdem Finanzierungsstrategien, um Ihren Bedarf zu Hochbetriebszeiten zu decken. Optimieren Sie schließlich Ihren Einkauf, indem Sie mit Ihren Lieferanten vorteilhafte Konditionen und Zahlungsfristen verhandeln.

Best Practice von Ankorstore:
Berechtigte unabhängige Einzelhändler profitieren von Zahlungsbedingungen von bis zu 60 Tagen für Bestellungen, die über die Plattform aufgegeben werden. Abonnenten von Ankorstore Plus profitieren sogar von Zahlungszielen von bis zu 90 Tagen. Erfahren Sie mehr in unserem FAQ-Artikel.

Sie können die Partnermarken von Ankorstore auch bitten, Ihnen individuelle Rabatte auf ihre Produktkataloge anzubieten. Erfahren Sie mehr in unserem FAQ-Artikel.

Insgesamt empfehlen wir also diese 8 Strategien zur Bestandsverwaltungs für die Weihnachtszeit zu befolgen: Analyse Ihrer vorherigen Verkäufe, Kategorisierung Ihrer Produkte, detaillierte Planung Ihrer Nachbestellungen, Flexibilität, Organisation Ihres Lagers, Kommunikation mit Mitarbeitern und Lieferanten, Digitalisierung Ihrer Abläufe und Kontrolle rund um Ihre Produkte und Ihren Cashflow.

Der Schlüssel ist, sorgfältige Organisation mit tiefen Kenntnissen über Ihre Produkte und Trends zu vereinen. So sind Sie in der Lage, Ihren Bestand in dieser entscheidenden Phase eines jeden Einzelhändlers erfolgreich zu verwalten.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für die bevorstehende Festzeit!

Finden Sie Ihre nächsten Bestseller und optimieren Sie Ihr Produktsortiment mit der Beratung unserer Experten! Entdecken Sie unsere einzigartige Auswahl und Tipps zur Verwaltung Ihres Lagerbestands auf unserem Blog.

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