Finanzplan erstellen: So gelingt die Finanzplanung im Businessplan

The financial plan is an important part of your business plan, some even say the most important. 

He answers three elementary questions: 

• How much money do you have to make with your store to make it financially viable?
• When will your store start making enough money to be profitable? 
• How much money do you need to get you through until then?

Many founders write the financial plan primarily for the bank. But it is also a valuable tool for you. The numbers help you to identify possible weak points in your planning and alert you to possible risks at an early stage.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren Finanzplan aufzubauen. Sie sind nicht an eine feste Vorgabe gebunden. Aber mit folgenden fünf Punkten sollten Sie sich auseinandersetzen, wenn Sie für sich Klarheit gewinnen und mögliche Geldgeber überzeugen möchten.

Um den Erfolg Ihrer Gründung sicherzustellen, müssen Sie abschätzen können, wie viel Geld Sie mit dem Verkauf Ihrer Produkte verdienen werden. Dazu dient Ihre Umsatzplanung. Ausgehend von der erwarteten Anzahl der Kunden bzw. der verkauften Produkte, Ihrer Preiskalkulation und der Gewinnmarge berechnen Sie für die ersten drei Jahre nach der Gründung, wie sich Ihr Umsatz entwickeln wird.

Es ist wichtig, dass Sie sich dabei auf realistische Annahmen beziehen. Auf dem Papier lässt sich jede Umsatzplanung schönrechnen – diesen Fehler sollten Sie vermeiden! Überlegen Sie, wie Sie zu objektiven Umsatzerwartungen kommen können. Mögliche Quellen sind Statistiken von Branchenverbänden oder dem Statistischen Bundesamt, echte Businesspläne anderer Gründer oder eigene Erhebungen. Vergessen Sie nicht, in Ihrem Businessplan zu erwähnen, wie Sie zu Ihren Einschätzungen gekommen sind. 

Nur wenn Sie Ihre Kosten kennen, können Sie beurteilen, ob und ab wann sich Ihre Gründung lohnt. Die Kosten lassen sich im Vergleich zu den Umsätzen etwas einfacher planen. Kalkulieren Sie Ihren Bedarf und recherchieren Sie die Preise, etwa über Preislisten im Internet oder indem Sie Angebote einholen.  

Folgende Kosten sollten Sie berücksichtigen: 

• Personalkosten
• Betriebskosten (Miete, Strom, Versicherungen, Marketing etc.)
• Direkte Kosten (für den Wareneinkauf)
• Private Ausgaben und Unternehmerlohn
• Gründungskosten (für Beratung, Gebühren)
• Investitionen (zum Beispiel in Einrichtung und Ausstattung Ihres Ladens)
• Zinsen
• …

Wahrscheinlich werden Sie am Anfang erstmal Geld in Ihr Geschäft hineinstecken müssen, bis Sie den sogenannten Break-Even-Point erreichen, also den Tag, an dem Sie das erste Mal schwarze Zahlen schreiben.

Zu den Faktoren, die in die Kapitalbedarfsplanung einbezogen werden müssen, gehören die Gründungskosten, die Kosten für die Einrichtung Ihres Geschäfts, die Erstausstattung mit Waren sowie die Kosten für die Marketingaktivitäten. Was viele angehende Ladenbesitzer vergessen: Auch ihre privaten Lebenshaltungskosten gehören dazu. Denn solange die Umsätze nicht ausreichen, um Ihnen einen angemessenen Unternehmerlohn zu ermöglichen, müssen Sie und Ihre Familie ja von irgendetwas leben.

Sie sollten den Kapitalbedarf so genau wie möglich berechnen. Ein gewisser Puffer ist wichtig, um zu verhindern, dass Sie zahlungsunfähig werden. Aber wenn Sie den Kapitalbedarf zu großzügig bemessen, müssen Sie wiederum die Folgekosten stemmen (etwa die Zinsen für Kredite). 

Die Rentabilitätsplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Finanzplans und gibt Aufschluss darüber, ab wann ein Unternehmen Gewinne erzielt. Hierbei werden die erwarteten Umsätze mit den Kosten im gleichen Zeitraum gegenübergestellt. Wenn die erwarteten Umsätze höher sind als die Kosten, ist das Unternehmen rentabel.

Es ist normal, dass Ihr Einzelhandelsgeschäft anfangs noch keine schwarzen Zahlen schreibt. Das liegt daran, dass in der Anfangsphase oft hohe Investitionen getätigt werden müssen und es einige Zeit dauern kann, bis sich eine ausreichende Kundenbasis etabliert hat. Spätestens im dritten Jahr nach der Gründung sollten Sie den Break-Even jedoch erreichen – oder wenigstens eine überzeugende Erklärung dafür haben, warum das nicht der Fall ist und warum sich Ihr Vorhaben trotzdem lohnt. 

Die Liquiditätsplanung zeigt Ihnen, ob Sie in der Lage sein werden, Ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Dafür erfassen Sie alle erwarteten Zahlungsein- und -ausgänge Ihres Unternehmens, und zwar möglichst in Echtzeit.

Denken Sie daran: Die Liquidität zu sichern, ist Ihre wichtigste Aufgabe als Ladeninhaber! Das gilt besonders im Einzelhandel, wo es üblich ist, Waren auf Kredit zu kaufen und diese erst später zu bezahlen. Dadurch kann es zu Engpässen in der Kasse kommen, wenn die Einnahmen nicht schnell genug fließen. Eine genaue Liquiditätsplanung hilft, diese Situation zu vermeiden, und sorgt dafür, dass das Unternehmen stets zahlungsfähig bleibt.

Für viele Gründer ist die Finanzplanung eine der größten Hürden auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Zum Glück gibt es heute verschieden digitale Werkzeuge, mit denen Sie diese Aufgabe in relativ kurzer Zeit auch ohne mathematische Fachkenntnisse erledigen. Ein Beispiel ist das Finanzplan-Tool von SmartbusinessPlan. 

Es ist intuitiv anwendbar und erstellt automatisch aus Ihren Angaben eine vollständige Dreijahresplanung. Zahlen-Assistenten führen Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Berechnungen und die Ergebnisse werden in anschaulichen Diagrammen und Tabellen dargestellt. Einige allgemeingültige Werte wie der Mehrwertsteuersatz oder die Höhe der Lohnnebenkosten sind bereits voreingestellt, können aber bei Bedarf angepasst werden. Probieren Sie es einfach aus – eine Testversion von SmartBusinessPlan, mit der Sie nicht nur Ihren Finanzplan, sondern einen vollständigen Businessplan erstellen können, ist kostenlos.

Wenn Sie Banken oder Investoren von Ihrem Vorhaben überzeugen möchten, sollten Sie einen Finanzplan für die ersten drei Jahre nach der Gründung erstellen. Diese Zeit sollte ausreichen, um Ihr Geschäft am Markt zu etablieren und einen ausreichenden Kundenstamm aufzubauen. 

Besonders aufregend und turbulent wird das erste Jahr nach der Eröffnung Ihres Geschäfts. Für diese Zeit sollte die finanzielle Entwicklung daher besser nach Monaten aufgeschlüsselt dargestellt werden. Für die beiden darauffolgenden Jahre kann eine Jahresübersicht ausreichend sein.

Im Zusammenhang mit der Finanzplanung passieren immer wieder dieselben Fehler. Im Folgenden verraten wir Ihnen, welche das sind und wie Sie sich davor bewahren können:

1. Luftschlösser bauen

Als angehender Gründer sollten Sie realistisch planen und sich nicht in idealen Szenarien verlieren. Prüfen Sie Ihre Zahlen und vor allem die Annahmen, auf denen sie beruhen, immer wieder. Denken Sie daran: Es geht nicht darum, einen möglichst rosigen, sondern einen möglichst objektiven Finanzplan zu präsentieren.

2. Die Reserve vergessen

Bei der Kapitalbedarfsplanung wird häufig vergessen, eine Reserve für Unvorhergesehenes einzuplanen, oder sie wird zu niedrig angesetzt. Dadurch gefährden Sie unter Umständen die Liquidität Ihres Unternehmens. Als Faustformel für einen ausreichenden Puffer sollten Sie 10 bis 20 Prozent des Kapitalbedarfs ansetzen, damit Sie Ihr Geschäft nicht mangels Kapitalreserve vorzeitig wieder schließen muss. 

3. Keine Belege liefern

Ihr Finanzplan besteht fast ausschließlich aus Prognosen. Da jedoch keiner von uns in die Zukunft schauen kann, kommt es darauf an, diese Prognosen so plausibel wie möglich zu belegen. Recherchieren Sie gründlich und vergessen Sie nicht, Ihre Quellen anzugeben, damit auch die Leser Ihres Businessplans nachvollziehen können, wo Sie Ihre Zahlen herhaben. 

4. Den eigenen Finanzplan nicht kennen

Dieser Punkt ist vor allem im Bankgespräch bzw. im Gespräch mit möglichen Investoren von Belang. Keine Sorge, niemand erwartet von Ihnen, dass Sie jedes Detail auswendig kennen, aber die wichtigsten Kennzahlen sollten Sie schon parat haben. Unsicherheit könnte von Ihren potenziellen Geldgebern als Warnsignal verstanden werden.

5. Die Steuer vergessen

Viele Gründer vergessen, dass sich die Steuerlast von Jahr zu Jahr verändern kann. Achten Sie darauf, insbesondere die Umsatzsteuer und – bei Einzelunternehmen – auch die Einkommensteuer im Finanzplan korrekt zu berechnen. Gerade in den Jahren nach einer Gründung kann das Thema zu einem echten Stolperstein für Unternehmer werden: Wenn die Geschäfte endlich anfangen, richtig gut zu laufen, unterschätzen sie die mit höheren Umsätzen einhergehende höhere steuerliche Belastung. 

Consistent financial planning is the be-all and end-all of your business plan and an important milestone on the way to owning your own store. Don’t worry, too much awe is not appropriate! It is important that you remain realistic when estimating your costs and sales and plan sufficient reserves. Research your numbers thoroughly and present your assumptions in a plausible way to convince potential investors and banks. 

With good preparation and the right tools, you can master this task and take a decisive step closer to your dream of owning your own store.